Política de tratamiento de datos personales

• Razón social: Ocamia Soft SAS — NIT 902100240-2
• Domicilio: Armenia, Quindío, Colombia
• Correo para datos personales: contacto@ocamia.com
• Teléfono: +57 314 532 6165
• Sitio web: https://www.ocamia.com

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen o complementen. Aplica a los datos que tratamos en el sitio web, el panel, la aplicación móvil de Ocamia y los canales de WhatsApp operados con Ocamia.

Como responsable, Ocamia trata los datos de los dueños y del personal de los negocios que usan Ocamia (nuestros clientes), de quienes piden información o se registran, y de quienes visitan nuestro sitio.

Como encargado, Ocamia trata por cuenta de cada negocio los datos de las personas que le escriben por WhatsApp o que visitan su carta o catálogo en línea (los compradores del negocio). En ese caso el responsable es el negocio: él decide para qué usa esos datos y debe contar con su propia política y aviso de privacidad. Ocamia solo los trata siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

a) Clientes (negocios) y personas que se registran o piden información: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, ciudad, nombre y datos del negocio (catálogo, precios, horarios, dirección, fotos, logo), datos de facturación (razón social, NIT) y datos de uso de la cuenta (inicio de sesión, dispositivo, avisos activados). Si inicias sesión con Google, recibimos tu nombre y correo de tu cuenta de Google.

b) Compradores que escriben a un negocio por WhatsApp (como encargados): número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, mensajes de texto, notas de voz (que se transcriben a texto), fotos que envíen (incluida la foto de su mano, muñeca, cuello u oreja si usan el probador virtual de una tienda), el historial de solicitudes, pedidos o reservas con ese negocio, el idioma en que escriben y, si llegaron por un anuncio de Facebook o Instagram, la referencia técnica de ese anuncio.

c) Visitantes de una carta o catálogo en línea: contamos visitas y toques (por ejemplo, qué plato se abrió o si se tocó «Escribir por WhatsApp») de forma agregada. No usamos cookies de seguimiento ni guardamos la dirección IP; solo se guarda en tu navegador tu preferencia de tema claro u oscuro y de idioma. Si dejas una opinión, tratamos el nombre que escribas y tu comentario, que se publican.

d) Visitantes del sitio de Ocamia (ocamia.com): para medir nuestras propias campañas usamos el píxel de Meta y la etiqueta de Google (Google Analytics y Google Ads), que ponen cookies en tu navegador y registran qué páginas ves, de qué anuncio llegaste y si enviaste el formulario de contacto o tocaste un enlace de WhatsApp. Si envías el formulario, compartimos con Meta tu correo y tu teléfono cifrados mediante función hash (SHA-256) para saber qué anuncio funcionó; Meta no recibe tus mensajes. Esto aplica solo a las páginas de Ocamia, no a las cartas ni catálogos de los negocios. Puedes borrar o bloquear estas cookies desde tu navegador, y limitar la publicidad en la configuración de anuncios de tu cuenta de Meta o de Google.

Datos sensibles: no los solicitamos. Si un comprador menciona por iniciativa propia una alergia o una condición de salud para que el negocio lo tenga en cuenta, ese dato se usa solo para atender esa conversación, no se guarda en el perfil del comprador y el comprador no está obligado a suministrarlo. No tratamos datos de niños, niñas o adolescentes de forma intencional.

• Prestar el servicio contratado: operar el asistente de WhatsApp de cada negocio, responder a sus compradores, pasar solicitudes al equipo del negocio, mostrar su carta o catálogo y enviar avisos al dueño.
• Retomar una conversación que el propio comprador inició (por ejemplo, avisarle que el negocio ya abrió), siempre dentro de la ventana de 24 horas que permite WhatsApp y respetando la solicitud de no recibir más mensajes (palabra STOP).
• Recordar, dentro de la conversación con ese mismo negocio, preferencias que el comprador contó (por ejemplo, con quién suele ir), para atenderlo mejor. Esa memoria es del negocio y no se comparte con otros negocios.
• Probador virtual de tiendas: si el comprador envía una foto de su mano, muñeca, cuello u oreja y pide ver cómo le queda una pieza, la foto se usa solo para generar esa imagen aproximada y enviársela en la misma conversación. No se usa para identificar a la persona, ni para publicidad, ni se comparte con otros negocios.
• Medir y mejorar nuestras propias campañas publicitarias en Meta y Google (literal d).
• Generar reportes y recomendaciones para el dueño del negocio (horas de más movimiento, platos más vistos, resultado de sus anuncios), con datos agregados.
• Medir campañas publicitarias cuando el negocio conecta su cuenta de Meta: enviamos a Meta, a nombre del negocio, eventos como «contacto», «interesado» o «compra», con el teléfono cifrado mediante función hash (SHA-256) y la referencia del anuncio.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y soporte; facturar y cobrar el servicio; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar a nuestros clientes información sobre el servicio, cambios o novedades. Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.
• Prevenir fraude, abuso del servicio y mantener la seguridad de las cuentas.

Las conversaciones no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial ni se venden a terceros.

Las respuestas del asistente de WhatsApp las genera un sistema de inteligencia artificial a partir de la información que el negocio carga. El asistente se identifica como asistente virtual cuando se le pregunta y el comprador puede pedir en cualquier momento hablar con una persona del negocio. El asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el comprador: pedidos, reservas y pagos los confirma siempre el negocio.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos únicamente con:

• El negocio al que el comprador le escribió (que es el responsable de esos datos).
• Proveedores que nos prestan servicios de infraestructura y actúan como encargados o subencargados: alojamiento y base de datos (Vercel, Neon), almacenamiento de imágenes (Cloudinary), generación de respuestas con inteligencia artificial (Anthropic), generación de imágenes del probador virtual (Google), mensajería (Meta / WhatsApp Business), correo electrónico (Resend), notificaciones de la aplicación (Expo, Google Firebase y Apple) y transcripción de notas de voz.
• Meta Platforms, cuando el negocio conecta su medición de anuncios (ver finalidades).
• Meta Platforms y Google, para medir las campañas de Ocamia en el sitio ocamia.com (ver «Qué datos tratamos», literal d).
• Autoridades, cuando una ley u orden judicial lo exija.

Varios de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Esto constituye una transmisión o transferencia internacional de datos, que realizamos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre países con niveles adecuados de protección, y con proveedores que se obligan contractualmente a proteger los datos y a usarlos solo para prestarnos el servicio. Al aceptar esta política autorizas estas transmisiones y transferencias.

• Datos de clientes y de su cuenta: mientras la cuenta esté activa y, después, el tiempo necesario para atender reclamos y cumplir obligaciones contables y tributarias (hasta diez años para soportes contables, según el Código de Comercio).
• Conversaciones y datos de compradores: mientras el negocio tenga la cuenta activa; al cerrarse la cuenta, se eliminan o anonimizan dentro de los noventa (90) días siguientes, salvo que el negocio pida exportarlos antes o una ley exija conservarlos.
• Estadísticas de visitas: se guardan agregadas y sin datos que identifiquen a la persona.
• Solicitudes de información o registro que no se conviertan en clientes: hasta dos (2) años, o antes si el titular pide su supresión.

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Escríbenos a contacto@ocamia.com con tu nombre, número de identificación o el teléfono o correo con el que te conocemos, lo que pides y cómo quieres que te respondamos. El área encargada de atender estas solicitudes es el equipo de soporte y protección de datos de Ocamia.

• Consultas (conocer tus datos): respondemos en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581).
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respondemos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, avisándote el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta tuya, se entiende desistido (artículo 15).
• Si eres comprador de un negocio, puedes dirigirte a ese negocio o escribirnos: trasladaremos tu solicitud al negocio y te ayudaremos a resolverla. Para dejar de recibir mensajes de un negocio por WhatsApp, escríbele la palabra STOP.
• Para eliminar tu cuenta de cliente, sigue los pasos de Eliminar mi cuenta.

Te pedimos autorización previa, expresa e informada cuando te registras, pides información o inicias sesión, y conservamos la prueba de esa aceptación. Cuando un comprador le escribe por WhatsApp a un negocio, el negocio (responsable) debe informarle sobre el tratamiento; el asistente incluye en su primera respuesta un enlace a esta política y a los datos del negocio. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requeridos por una autoridad).

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexiones cifradas (HTTPS), tokens y contraseñas guardados cifrados o como huella criptográfica, control de acceso por roles para nuestro equipo, registro de actividad y proveedores con estándares de seguridad reconocidos. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los afectados según lo exige la ley.

Si cambiamos esta política de forma sustancial (por ejemplo, en las finalidades o en quién es el responsable), lo informaremos antes de aplicar el cambio por correo, en el panel o en la aplicación, y cuando la ley lo exija pediremos una nueva autorización. La versión vigente estará siempre en https://www.ocamia.com/legal/datos.

Las bases de datos se conservarán mientras exista la finalidad que justificó el tratamiento, según los plazos del numeral 7.